Amboina Cyber Society - Mentoring 1 Juni 2012

Update dari BM tentang perkembangan program ACS. Ada kendala cukup banyak baik teknis maupun organisasional sehingga eksekusi program berjalan terlambat. Setelah kunjungan pak Onno dan tim ICT Watch (mas Tjatur?) serta pelatihan dari Wikimedia kendala teknis teratasi. Kini kendala organisasional yang harus diatasi agar program bisa disosialisasikan dan dijalankan.
Secara umum, menurut BM, kendala organisasional bersumber pada kesibukan para aktivisnya yang juga aktif di berbagai tempat lain. Manajemen sumberdaya organisasi menjadi penting di sini untuk dipikirkan kembali bagaimana mengelola sumber daya yang aktif namun tersebar ini.
Implikasi paling terlihat adalah soal sosialisasi program. Walaupun pendekatan yang dirancang ACS tepat (yakni tidak mensosialisasikan program 'per se', melainkan mengkomunikasikan apa yang akan didapat oleh masyarakat - dan dilakukan melalui tokoh-tokoh masyarakat agar menjangkau seluas mungkin), namun sosialisasi menjadi terkendala karena masalah (2) di atas. Padahal sosialisasi menjadi kunci untuk eksekusi program setelah kendala teknis teratasi.

3. Sosialisasi tidak boleh dilakukan secara 'ad hoc' ataupun diandaikan. Sosialisasi harus dilakukan secara terencana-dengan-sengaja ('deliberate'). Konkritnya: sosialisasi dijadikan program kerja: siapa menghubungi siapa, menyampaikan apa, dan kapan. Itu semua ditulis, ditabulasikan dan punya target kerja. Hanya dengan demikian maka sosialisasi bisa terukur.

    3.2. Setiap upaya sosialisasi dicatat apa yang sudah dilakukan dan apa tindak lanjutnya. Ini dijadikan pegangan bagi ACS dan nanti saat eksekusinya.

4. Persoalan yang lain adalah dokumentasi aktivitas (ctt: dokumentasi anggaran sudah 'clear' thanks to pelatihan wikimedia). Menurut BM, dokumentasi aktivitas ini walau terlihat sederhana sering terabaikan.

    4.1. Dokumentasi vital karena itu pencatatan aktivitas. Namun disadari tak selalu mudah mencatat. Karena itu bisa digunakan cara melalui voice recording untuk secara verbal dahulu merekam catatan pribadi (seperti "Captain's log" di serial TV Star Trek .. :-D) lalu baru ditranskrip setelah ada waktu/sarana/alat mencatat. (PS. YN sendiri sering menggunakan cara ini ketika mencatat/mendokumentasikan aktivitas riset)
    4.2. Usulan lain, secara organisasional ada staf/aktivis ACS yang khusus menangani dokumentasi ini.

5. Selain itu dibicarakan agar setiap kesulitan yang dihadapi ACS agar dibicarakan terbuka dengan tim pendamping (YN, OWP) ataupun dari wikimedia (SD, dkk.). Masalah apapun yang dihadapi, dan solusinya, diminta YN untuk dicatat dan dimasukkan dalam interim report sebagai bahan pembelajaran dan refleksi - yang akan berguna bagi organisasi-organisasi lain.