Sistem Informasi Integrasi Kepramukaan Berbasis Mobile dan Android - Mentoring 7 April 2015

Laporan mentor pembimbing Yantisa Akhadi tahap II

From: Yantisa Akhadi

Date: 7 April 2015 at 09:14

To: Ciptamedia, Siska Doviana, Biyanto Rebin

Selamat pagi mbak Siska, Biyanto dan rekan CMS,

Terlampir laporan kedua Mentoring Sistem Inforrmasi Intergrasi Kepramukaan.

1. Status penerima hibah kini

• Terjadi keterlambatan atas penurunan dana tahap kedua. Indikator proyek telah diselesaikan dan dikonsultasikan dengan kedua mentor. Dari pihak CMS masih menunggu penyelesaian laporan keuangan hingga Februari 2015. Menurut bendahara proyek, laporan keuangan akan diselesaikan pada minggu kedua April 2015.
• Saat ini fokus tim SIIK adalah mempersiapkan versi stabil aplikasi utamanya pada platform web dan mobile melalui testing intensif dan komunikasi berkelanjutan dengan tim developer aplikasi.

2. Tantangan yang dirasakan oleh penerima hibah

1. Sempat terjadi kendala komunikasi antara tim SIIK dengan tim developer aplikasi pada beberapa bulan awal, dikarenakan kendala jarak dan kesepakatan mekanisme komunikasi. Pada bulan Maret 2015, tim SIIK berinisiatif mendatangi tim developer dan berhasil membuat beberapa kesepakatan untuk dapat segera menyelesaikan aplikasi sebagaimana yang diharapkan.
2. Terdapat masalah di sisi server/backend untuk aplikasi SIIK, dimana beberapa kali mengalami kesulitan dalam pengaksesan, migrasi ke server lain masih terus dievaluasi. Namun migrasi ini tidak dapat dilakukan dalam waktu dekat berhubung aplikasi sedang intensif dikembangkan sehingga dikhawatirkan migrasi dapat mengganggu proses pengembangan aplikasi. Keberlanjutan pembiayaan server aplikasi juga menjadi tantangan, berhubung server sebagai platform utama untuk proyek ini hanya didanai hingga September 2015.
3. Masih berkaitan dengan aplikasi, terdapat kebutuhan mail server dimana fungsi ini menjadi krusial untuk pendaftaran anggota baru pada sistem. Sementara pada anggaran, item ini belum direncanakan.
4. Rencana sosialisasi aplikasi ke 24 sekolah pada 24 lokasi yang berbeda tidak dapat tercapai dalam kurun waktu yang ditentukan dan diperkirakan juga tidak dapat mencapai target sebagaimana tercantum pada indikator kesuksesan proyek.

3. Perbaikan yang bisa dilakukan oleh penerima hibah

1. Berfokus untuk penyelesaian fungsi-fungsi pokok dari aplikasi dan tidak berfokus pada sisi tampilan/estetika terlebih dahulu. Strategi tim SIIK untuk berfokus pada platform web & mobile terlebih dahulu juga cukup membantu tim pengembang aplikasi. Akan lebih baik jika laporan bug disertai dengan spesifikasi piranti yang dipakai oleh pengguna agar tim pengembang dapat memperbaiki bug dengan cepat.
2. Untuk permasalahan server dianjurkan untuk memulai evaluasi server pengganti pada beberapa penyedia server lokal dengan melakukan percobaan terlebih dahulu. Dari peluncuran hingga saat ini, rata-rata kunjungan pengguna sebesar 900 kunjungan. Jumlah kunjungan ini cukup potensial untuk mencari peluang kerja sama dengan jasa penyedia server.
3. Untuk masalah mail server yang menjadi fungsi krusial sebaiknya dialokasikan dari dana kegiatan lain yang masih dapat disesuaikan.
4. Tim SIIK menyampaikan rencana perubahan sosialisasi dari pengguna akhir ke pembina pramuka karena berdasarkan evaluasi awal, metode ToT lebih efektif dan berkelanjutan dalam menjangkau pengguna akhir. Menurut rencana akan dilakukan penyesuaian aktivitas dan anggaran sosialisasi dari 24 sekolah/lokasi menjadi 15 kegiatan/propinsi/DKC (Dewan Kerja Cabang). Penyesuaian ini akan dilakukan setelah turunnya dana hibah tahap kedua.
5. Perlu dilakukan penyesuaian anggaran untuk pengembangan konten dari aplikasi. Pada dasarnya konten yang berkaitan dengan kepramukaan telah banyak tersedia, namun diperlukan editor atau tim konten untuk memilah-milah dan menyesuaian konten sesuai dengan target pengguna.Pengembangan panduan aplikasi juga akan difokuskan pada *Pembina Pramuka berhubung mereka yang secara langsung membina pengguna aplikasi.

4. Kemajuan proyek dari titik laporan terakhir

Pada bulan Februari telah diluncurkan aplikasi versi alpha melalui acara Seminar dan Sosialisasi yang dihadiri oleh anggota Pramuka dari 14 Kabupaten/Kota. Acara ini dilanjutkan dengan lokakarya Pembina Pramuka dan Relawan TIK. Saat ini aplikasi dalam tahap beta dan direncanakan pada bulan Mei versi final dari aplikasi dapat diselesaikan. Untuk mencapai target ini, tim SIIK secara intensif berkomunikasi dengan tim pengembang aplikasi melalui surel.

Selain Peluncuran (21 Februari) dan Workshop (22 Februari), tim SIIK telah melakukan sosialisasi terbatas pada komunitas Relawan TIK di Jawa Barat dan sekitarnya. Sosialisasi masih dilakukan secara terbatas untuk memastikan fitur-fitur utama dapat berjalan dengan baik terlebih dahulu dan berbagai bug pada sistem dapat diselesaikan sebelum disosialisasikan ke pengguna secara lebih luas.

5. Nilai (0 hingga 10) : 7

Tags: