Laporan mentor mentoring Yantisa Akhadi III
From: Yantisa Akhadi
Date: 2015-11-09 9:00 GMT+07:00
Subject: Laporan Ketiga Mentoring Sistem Informasi Integrasi Kepramukaan
Terjadi reorganisasi penerima hibah, dimana penanggung jawab aplikasi telah berganti pada bulan September 2015. Pada pertemuan ketiga dengan mentor, bendahara proyek juga telah mengalami pergantian. SIIK saat ini sedang difokuskan pada platform web/mobile, mengingat akan butuh waktu yang cukup lama jika pengembangan difokuskan pada aplikasi Android terlebih dahulu. Proses pengembangan aplikasi web/mobile dilakukan oleh tim pengembang baru dimana juga melibatkan tenaga magang dari SIIK agar kedepannya bisa dikelola secara mandiri tanpa tergantung pada pihak pengembang.
Perbaikan awal yg berhasil dilakukan oleh tim pengembang baru adalah notifikasi e-mail untuk registrasi pengguna baru, sejauh ini dirasa lebih responsif. Materi-materi kepramukaan juga menjadi fokus untuk ditambah menunya dan ditingkatkan isinya melalui koordinasi dengan pembina pramuka. Fungsi share ke media sosial juga diperbaiki agar lebih mudah dalam berbagi konten atau kegiatan. Aplikasi Android akan menjadi fokus pengembangan dan menjadi antarmuka dari platform web yang sudah ada. Menurut estimasi pengembangan aplikasi Android akan dilakukan apabila aplikasi web/mobile telah cukup matang. Artinya secara konten aplikasi tidak perlu dilakukan pengembangan ulang dan akan mengefisienkan waktu yang makin dekat ke masa akhir proyek. Pada proses ini tim SIIK juga akan diperbantukan agar memiliki kemampuan dasar untuk pemecahan masalah pada aplikasi Android. Sosialisasi ke target pengguna dilaksanakan apabila aplikasi mobile berikut materi-materi didalamnya telah siap digunakan. Menurut rencana hal ini akan terjadi pada bulan November- Desember untuk mencapai indikator keberhasilan proyek.
Tantangan terbesar menurut penerima hibah adalah masalah komunikasi dengan pengembang Android dan Mobile Web sebelumnya yang banyak memangkas waktu untuk kegiatan inti proyek ini. Hal ini juga berdampak pada sosialisasi yang tidak optimal. Masalah ini baru dicoba untuk diselesaikan pada bulan Agustus dengan menunjuk pengembang baru. Hal ini telah dibantu dan disepakati oleh berbagai pihak (ICT Watch, Konsultan Proyek dan mentor monitoring). Untuk mencegah masalah yang sama terulang lagi kedepannya, tim SIIK juga memiliki personel teknis yang dilibatkan dalam tim pengembang secara magang untuk menjamin keberlanjutan proyek kedepannya. Tantangan lain di sisi server, dimana kontrak server berakhir di Oktober 2015, untuk sementara coba disiasati dengan menggunakan server sponsor yaitu Qwords hingga akhir Desember 2015. Untuk keberlanjutan sewa server pasca 2015, sedang dijajaki kemungkinan sponsorship.
Mekanisme pendampingan atau magang ke pengembang dirasa cukup memadai, walaupun harus dijaga untuk tetap berfokus pada penyelesaian fungsi-fungsi utama bukan pada sisi tampilan yang dirasa bagus. Untuk sosialisasi, yang perlu menjadi perhatian utama adalah fungsi utama aplikasi dapat berjalan dengan baik dan memiliki konten yang cukup lengkap. Jika hal ini tidak tercapai maka sosialisasi melalui roadshow tidak akan efektif, berhubung masih terdapat cacat pada aplikasi dan mengurangi minat pengguna akan aplikasi ini. Selain ke target pengguna di beberapa kota, perlu diperhatikan juga penjangkauan dan promosi melalui media, baik media resmi (melalui press release, baik media cetak maupun elektronik) maupun media sosial. Namun ini juga bergantung dari kepuasan pengguna dalam menggunakan aplikasi. Disarankan untuk melibatkan tim pengembang dalam beberapa sosialisasi untuk mendapatkan umpan balik langsung dari pengguna. Sponsorship server juga akan jauh lebih mudah bila aplikasi telah mendapatkan basis pengguna yang cukup besar. Sekali lagi fokus pada fungsi utama dan konten perlu menjadi perhatian besar agar proyek ini mencapai indikator keberhasilan.
Terdapat jeda yang cukup lama dari laporan terakhir (Februari 2015) hingga Oktober 2015. Masalah yang diidentifikasi tidak hanya pada sisi aplikasi namun dari sisi organisasi proyek itu sendiri. Reorganisasi pada bulan September 2015 dan penunjukan tim pengembang baru diharapkan dapat mencapai target keberhasilan proyek sesuai indikator yang disepakati. Walaupun cukup berat, proyek ini dirasa masih memiliki potensi untuk berhasil jika aplikasi dan konten dapat diselesaikan pada bulan November tahun ini. Sekali lagi ditekankan apabila sosialisasi fisik tidak akan berhasil jika aplikasi dan konten masih belum selesai. Sebaliknya, apabila aplikasi dan konten telah berjalan dengan baik, terdapat alternatif sosialisasi melalui media digital dan sosial yang bisa menjangkau lebih banyak target pengguna.
6